Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous recueillons

Selon la façon dont vous interagissez avec BoltAssist, nous pouvons recueillir :

• Coordonnées : noms, numéros de téléphone, adresses courriel et coordonnées d’entreprise.
• Interactions avec les clients : détails des rendez-vous, messages, renseignements sur les appels, transcriptions et résumés des conversations, ainsi que les préférences pertinentes des clients.
• Renseignements sur l’entreprise : détails du compte, utilisateurs autorisés, paramètres de l’entreprise et renseignements sur les services connectés.
• Renseignements de paiement : dossiers d’abonnement et de transactions, état des paiements et renseignements limités sur le mode de paiement.
• Renseignements techniques : appareil, navigateur, adresse IP, localisation lorsqu’elle est nécessaire aux fonctions de paiement prises en charge, utilisation et renseignements liés à la sécurité.

Nous recueillons des renseignements directement auprès des utilisateurs, des entreprises qui utilisent BoltAssist et des intégrations autorisées, ainsi que dans le cadre des interactions avec nos services.

2. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• fournir des services de réceptionniste IA, de communication et de prise de rendez-vous;
• gérer les rendez-vous, les demandes des clients et les avis;
• gérer les comptes d’entreprise et traiter les paiements;
• offrir du soutien à la clientèle et assurer la fiabilité du service;
• prévenir la fraude, protéger les comptes et assurer la sécurité;
• améliorer nos services et respecter les obligations légales applicables.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

3. Communications propulsées par l’IA

Les entreprises utilisent BoltAssist pour gérer, au moyen de l’intelligence artificielle, les appels, les messages, les rendez-vous et les demandes connexes de leurs clients.

Au cours de ces interactions, l’audio des appels et le contenu des conversations peuvent être traités par des fournisseurs autorisés de services d’IA, de voix et de télécommunications.

BoltAssist conserve les transcriptions et les résumés des conversations aux fins de la prestation du service et du suivi par l’entreprise. BoltAssist ne conserve pas elle-même d’enregistrements audio des appels, mais des fournisseurs de services autorisés peuvent traiter ou conserver l’audio ou des données connexes sur les conversations conformément aux ententes qui s’appliquent à eux.

Il incombe aux entreprises qui utilisent BoltAssist de donner les avis exigés par la loi et d’obtenir les consentements applicables de leurs clients.

4. Entreprises clientes et services connectés

Les entreprises qui utilisent BoltAssist déterminent la configuration du service et la façon dont les renseignements sur leurs clients sont utilisés dans le cadre de leurs activités.

Lorsqu’une entreprise connecte un agenda pris en charge ou un autre service externe, BoltAssist accède aux renseignements nécessaires et les traite pour fournir les fonctions que l’entreprise autorise.

Google Agenda

Les connexions à Google Agenda sont facultatives et nécessitent une autorisation.

Selon la fonction choisie, BoltAssist peut accéder aux disponibilités de l’agenda, aux renseignements sur les rendez-vous ou à d’autres données d’agenda autorisées afin de soutenir la prise de rendez-vous ou une migration de données approuvée.

Pour une migration de données, BoltAssist dispose d’un accès temporaire en lecture seule à la liste des agendas de l’entreprise et à l’agenda qu’elle choisit, y compris l’heure, le titre, la description et le lieu des événements ainsi que le nom et l’adresse courriel des invités. Pour une connexion continue, BoltAssist reçoit l’adresse courriel du compte connecté, crée et gère son propre agenda distinct et, des autres agendas, ne lit que les périodes occupées et, si un administrateur choisit un agenda dans une liste, la liste des agendas. Les événements BoltAssist indiquent l’heure du rendez-vous et, selon le réglage choisi par l’entreprise, le service et le prénom du client. Les renseignements récupérés de Google Agenda ne sont pas communiqués à des fournisseurs de services d’IA, sauf que les rendez-vous qu’une entreprise choisit d’importer font partie de ses dossiers BoltAssist et sont traités comme ses autres rendez-vous. Les jetons d’accès sont conservés sous forme chiffrée; ils sont supprimés, et Google est invitée à révoquer l’accès, lorsqu’une connexion prend fin.

BoltAssist's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. (L’utilisation et le transfert à toute autre application, par BoltAssist, des renseignements reçus des API de Google respecteront la politique sur les données des utilisateurs des services d’API de Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.)

Les renseignements obtenus des API de Google ne sont pas vendus, ni utilisés à des fins publicitaires, ni utilisés pour entraîner des modèles d’IA. L’accès est limité aux opérations de service autorisées, aux fins de sécurité et de soutien nécessaires et aux situations permises par les politiques et les lois applicables.

Les entreprises peuvent déconnecter les intégrations prises en charge, et les utilisateurs peuvent révoquer l’accès de Google dans les paramètres de leur compte Google. Les renseignements visés sont supprimés ou conservés selon la finalité de la connexion, nos pratiques de conservation et nos obligations légales.

5. Paiements

Les paiements d’abonnement et les opérations de paiement des entreprises prises en charge sont traités par l’intermédiaire de fournisseurs de services de paiement autorisés.

BoltAssist peut recevoir les détails des transactions, l’état des paiements, les reçus et des renseignements limités sur le mode de paiement, nécessaires à la gestion du compte et au soutien relatif aux paiements.

Nous ne recevons ni ne conservons les numéros de carte de paiement complets ni les codes de sécurité des cartes.

Les fournisseurs de services de paiement peuvent recueillir et traiter de façon indépendante les renseignements nécessaires à la vérification de l’identité, à la prévention de la fraude, à la conformité réglementaire et au traitement des paiements, conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

6. Communication des renseignements et traitement à l’étranger

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans la mesure raisonnablement nécessaire pour :

• fournir les services par l’intermédiaire de fournisseurs autorisés;
• soutenir l’entreprise avec laquelle un client interagit;
• connecter les services autorisés par une entreprise;
• respecter nos obligations légales ou répondre à des demandes légitimes;
• protéger la sécurité, les droits et la sûreté des utilisateurs et de nos services;
• permettre une transaction commerciale légitime, sous réserve des obligations applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Nos fournisseurs de services peuvent comprendre des entreprises qui soutiennent le traitement par l’IA, les télécommunications, l’hébergement, les paiements, les communications, l’authentification et l’analyse.

BoltAssist exerce ses activités à partir du Canada, mais les renseignements personnels peuvent être traités ou conservés au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres pays où nos fournisseurs de services exercent leurs activités.

Les renseignements traités à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis aux lois de ces pays, y compris à l’accès légitime par les autorités publiques.

7. Témoins et analyse du site Web

Nous utilisons des témoins (cookies) essentiels et des technologies similaires pour faire fonctionner notre site Web, maintenir les sessions de compte et mémoriser les préférences applicables, notamment vos choix relatifs aux témoins et votre préférence linguistique.

Nous utilisons votre localisation approximative, établie à partir de votre adresse IP, ainsi que le paramètre de langue de votre navigateur pour afficher les prix dans la bonne devise et notre site Web dans la bonne langue.

Avec votre consentement lorsque la loi l’exige, nous pouvons utiliser des technologies d’analyse et de publicité, comme Google Analytics et le pixel Meta, sur notre site Web et notre page d’inscription aux comptes afin de comprendre l’utilisation du site Web et de mesurer l’efficacité de notre marketing.

Ces technologies peuvent traiter des renseignements sur le navigateur, l’appareil, l’adresse IP et les interactions avec le site Web.

Vous pouvez gérer les témoins facultatifs au moyen des « Paramètres des témoins » de notre site Web. Nous respectons les choix applicables en matière de confidentialité, y compris les signaux Global Privacy Control.

Nous ne transmettons pas intentionnellement aux plateformes publicitaires les détails des rendez-vous des clients, les transcriptions d’appels ni les coordonnées des clients.

8. Conservation et sécurité des données

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour fournir nos services, soutenir les activités des entreprises, régler les différends, assurer la sécurité et respecter nos obligations légales ou réglementaires.

Les durées de conservation varient selon le type de renseignements, le service en cause, les ententes commerciales applicables et les exigences légales.

Nous prenons des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels.

Aucun service électronique ni aucun mode de transmission ne peut garantir une sécurité absolue.

9. Vos droits en matière de protection des renseignements personnels

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts;
• la suppression de renseignements lorsque cela est permis;
• le retrait de votre consentement, le cas échéant;
• une copie ou le transfert des renseignements admissibles lorsque la loi l’exige.

Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de traiter une demande.

Lorsque nous traitons des renseignements pour le compte d’une entreprise, nous pouvons collaborer avec cette entreprise afin de répondre de façon appropriée.

Certains renseignements peuvent devoir être conservés pour des raisons juridiques, financières, de sécurité ou réglementaires.

Vous pouvez également faire part de vos préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels à l’organisme de réglementation compétent, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou une autorité provinciale applicable, comme la Commission d’accès à l’information du Québec.

10. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité au fil de l’évolution de nos services et de nos obligations légales.

La version la plus récente sera publiée sur notre site Web, et les modifications importantes seront communiquées lorsque la loi l’exige.

11. Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, demande d’accès ou de rectification, plainte ou autre préoccupation relative à la protection des renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels
BoltAssist AI
431B 41st Avenue NE, PMB 78
Calgary (Alberta) T2E 2N4
Canada
privacy@boltassist.ai